Expressões como “não tenho tempo para nada”, “o tempo não chega para tudo o que tenho para fazer” ou “era bom os dias terem 48 horas” são comuns em contexto empresarial.
A gestão de tempo é muito relevante para o trabalho em equipa e é um grande desafio para os seus líderes.
Tendo em conta que os líderes, quando chegam a posições de chefia, passam a ter resultados não diretamente, mas através das suas equipas, a gestão que fazem do seu tempo e do tempo das suas equipas é uma das principais chaves para o sucesso e obtenção de resultados nas organizações.
É também um dos maiores desafios da passagem de colaborador individual a líder. A sensação é avassaladora: de que já não mandamos no nosso tempo, que estamos constantemente a ser interrompidos e que o tempo não é suficiente para tudo o que temos de fazer, entre as tarefas que nos são solicitadas pelos superiores e os pedidos constantes da equipa.
Quando se é colaborador individual, são-nos assignadas tarefas e nós determinamos o tempo necessário para as fazer de forma autónoma. Quando ocupamos uma posição de liderança de equipas, delegamos tarefas e depois temos de nos gerir para confiar, dar espaço, responsabilizar e supervisionar para garantir o bom cumprimento dos prazos.
Os 3P da gestão de tempo: prioridades – presença – produtividade
A gestão de tempo eficaz está também muito ligada à gestão de prioridades. O ideal é refletir e listar tudo o que temos para fazer e o que consideramos ser mais importante fazer primeiro e/ou em que altura. Outro método útil é agrupar por temas ou tipo de tarefas, o que nos torna mais eficazes. Por exemplo: agrupar a leitura e resposta aos emails numa altura do dia; guardar dias específicos para as reuniões e dias para momentos de reflexão e análise.
Refletir sobre o que temos para fazer e quando o vamos fazer, ajuda a usar a nossa capacidade de concentração para fazer no mínimo tempo possível. Se fizermos as tarefas de forma concentrada e sem interrupções, conseguimos poupar muito empo.
Gerir as tarefas consoante o nosso nível de energia é também uma boa opção – aproveitar a manhã cedo para as tarefas de reflexão e análise; as reuniões para meio da manhã e princípio da tarde; as conversas de ponto de situação para o final do dia, por exemplo.
E temos de estar totalmente presentes, focados e concentrados no que estamos a fazer. Se deixarmos entrar notificações ou chamadas de outros assuntos, a resposta a um assunto via email, que nos demoraria seguramente apenas 15 minutos, quando reparamos, ao final de um longo dia de trabalho, ainda está nos rascunhos da caixa de email e podemos já não ter a energia necessária para o terminar por termos perdido o fio à meada e sabermos que vamos demorar a retomar o tema.
Delegar – para os líderes é uma ferramenta muito útil não só para empoderar, desenvolver competências e dar autonomia e motivação às equipas como para fazer uma eficaz gestão do nosso tempo enquanto líderes. Sempre que existirem tarefas pergunte-se “quem pode fazer isto?”, se a resposta for afirmativa então use o seu tempo a preparar a pessoa para executar a tarefa dando-lhe o contexto e toda a informação disponível e a clarificar a expectativa sobre a qualidade e tempo esperado para a sua boa execução. E combine também no arranque quais os momentos em que tem de reportar o estado do projeto e o que é necessário para o levar a bom porto no tempo acordado.
Produtividade – A vantagem de fazermos uma gestão de tempo e de prioridades de forma recorrente, é irmos treinando esta capacidade e, consequentemente, vai sendo cada vez mais fácil.
E, finalmente, lembrar que a gestão de tempo pode e deve ir sendo feita ao longo do dia, porque uma tarefa que consideramos demorar 30 minutos, quando reparamos já ocupou o dobro do tempo e, por isso, temos de voltar a analisar o resto do nosso dia e redefinir prioridades.
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